Privatlivspolitik

Kinnan A/S
Senest opdateret 18 september 2026

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Kinnan A/S behandler personoplysninger om kontaktpersoner hos kunder og potentielle kunder, når de bruger vores hjemmeside og lukkede B2B-webshop, opretter en brugerkonto, afgiver en ordre, kontakter os eller tilmelder sig vores nyhedsbrev.

Politikken gælder behandling af oplysninger om fysiske personer. Oplysninger om en virksomhed er som udgangspunkt ikke personoplysninger, men oplysninger om eksempelvis virksomhedens ejer, medarbejdere og kontaktpersoner kan være det.

1 Dataansvarlig

Kinnan A/S er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der er beskrevet i denne politik.

Kinnan A/S
Sindalsvej 33-35
8240 Risskov
CVR-nr. 29837961
Telefon 86 17 87 00
E-mail [email protected]
Webshop https://kinnan.dk

Du kan bruge ovenstående kontaktoplysninger, hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

2 Hvilke oplysninger vi behandler

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger:

Identitets- og kontaktoplysninger, herunder navn, arbejdsgiver, stilling, arbejdsadresse, e-mailadresse og telefonnummer.
Kontooplysninger, herunder brugernavn, kunde- eller debitornummer, kontostatus og oplysninger om adgang og login. Adgangskoder opbevares i sikret form og kan ikke læses af Kinnan.
Ordre- og leveringsoplysninger, herunder købshistorik, bestilte varer, priser, leveringsadresse, faktureringsoplysninger, korrespondance og eventuelle reklamationer.
Oplysninger i henvendelser via e-mail, kontaktformular eller chatbot, herunder beskedindhold og tekniske oplysninger knyttet til chatten.
Oplysninger om nyhedsbreve, herunder e-mailadresse, samtykke, til- og afmelding samt oplysninger om levering, åbning og klik, hvis denne måling er aktiveret.
Tekniske oplysninger om brugen af hjemmesiden, herunder IP-adresse, enheds- og browseroplysninger, cookie-id, besøgte sider, klik og tidspunkt, når analyseværktøjer er aktiveret med det nødvendige samtykke.
Dokumentation og sikkerhedsoplysninger, herunder logoplysninger, samtykkedokumentation og oplysninger, der er nødvendige for at forebygge misbrug og beskytte vores systemer.

Vi beder ikke om følsomme personoplysninger eller CPR-nummer via webshoppen, kontaktformularen eller chatten. Undlad derfor at sende sådanne oplysninger til os, medmindre vi konkret har bedt om dem og oplyst et lovligt formål.

3 Formål og behandlingsgrundlag

Behandling	Formål og behandlingsgrundlag
Ansøgning og administration af B2B-konto	Vi vurderer og administrerer adgang til webshoppen og kommunikerer med virksomhedens kontaktpersoner. Grundlaget er vores legitime interesse i at drive en sikker, lukket B2B-webshop, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. For enkeltmandsvirksomheder kan behandlingen også være nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale, jf. litra b.
Ordrer, levering og kundeservice	Vi behandler ordrer, leverer varer, håndterer kundeservice, returvarer, reklamationer og dokumenterer aftaleforholdet. Grundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, når den registrerede selv er aftalepart, og ellers vores legitime interesse i at opfylde aftalen med kundens virksomhed, jf. litra f.
Bogføring og dokumentation	Vi opbevarer nødvendige transaktions- og fakturaoplysninger for at overholde bogførings- og anden lovgivning, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c.
Kontaktformular, e-mail og chatbot	Vi besvarer henvendelser og følger op på kundeforespørgsler. Grundlaget er skridt forud for en aftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, eller vores legitime interesse i kundeservice og forretningskommunikation, jf. litra f.
Nyhedsbreve	Vi udsender elektronisk markedsføring på baggrund af dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, og markedsføringslovens regler. Samtykket kan trækkes tilbage når som helst.
Statistik og analyse	Hvis du samtykker, anvender vi Google Analytics og Google Tag Manager til at forstå brugen af hjemmesiden og forbedre den. Grundlaget er dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Tag Manager bruges til at styre tags; hvilke oplysninger der behandles, afhænger af de aktiverede tags.
Drift og sikkerhed	Vi fører nødvendige tekniske logs, sikrer konti og forebygger misbrug. Grundlaget er vores legitime interesse i stabil og sikker drift, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Når behandlingen bygger på en interesseafvejning, har vi vurderet, at vores legitime og saglige interesser ikke overstiges af hensynet til den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder. Du kan gøre indsigelse mod denne behandling som beskrevet nedenfor.

4 Hvor oplysningerne kommer fra

Vi modtager normalt oplysningerne direkte fra dig, når du udfylder en formular, ansøger om adgang, opretter eller bruger en konto, afgiver en ordre, kontakter os, bruger chatten eller tilmelder dig nyhedsbrevet. Vi kan også modtage dine arbejdsrelaterede kontaktoplysninger fra din arbejdsgiver eller en kollega, hvis du er kontaktperson for virksomheden. Oplysninger synkroniseres efter behov mellem WooCommerce og Microsoft Dynamics 365 Business Central.

5 Modtagere og databehandlere

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt og lovligt. Oplysninger kan blive behandlet af eller videregivet til:

leverandører af webshop, webhosting, drift, support og it-sikkerhed, herunder WooCommerce-relaterede leverandører
Microsoft i forbindelse med Dynamics 365 Business Central og øvrig relevant it-drift
Klaviyo i forbindelse med nyhedsbreve og e-mailmarkedsføring
Tidio i forbindelse med chatfunktion og kundedialog
Google i forbindelse med Google Analytics og Google Tag Manager, når du har givet samtykke
fragt- og distributionsvirksomheder, når det er nødvendigt for levering
revisorer, rådgivere, myndigheder eller andre, når det følger af lovgivningen eller er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

Leverandører, der behandler oplysninger på vores vegne, må kun behandle dem efter vores instruks og i henhold til en databehandleraftale. Nogle modtagere er selvstændigt dataansvarlige for deres behandling, eksempelvis myndigheder og i visse tilfælde fragtvirksomheder.

6 Overførsel til lande uden for EU og EØS

Nogle af vores it-leverandører eller deres underleverandører kan behandle personoplysninger i lande uden for EU/EØS, herunder USA. Hvis der sker en sådan overførsel, sørger vi for et gyldigt overførselsgrundlag. Det kan være en afgørelse fra EU-Kommissionen om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, herunder EU-U.S. Data Privacy Framework for certificerede amerikanske modtagere, eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser kombineret med relevante supplerende sikkerhedsforanstaltninger. Du kan kontakte os for nærmere oplysninger om det relevante overførselsgrundlag.

7 Cookies og analyse

Hjemmesiden bruger nødvendige cookies og lignende teknologier til blandt andet login, indkøbskurv, sikkerhed og grundlæggende funktioner. Ikke-nødvendige cookies til statistik og analyse aktiveres først, når du har givet samtykke via hjemmesidens cookieløsning. Du kan ændre eller trække dit samtykke tilbage via cookieindstillingerne på hjemmesiden.

Nærmere oplysninger om de konkrete cookies, deres udbydere, formål og levetid skal fremgå af vores cookiepolitik eller cookiebanner. Privatlivspolitikken og den tekniske cookieliste supplerer derfor hinanden.

8 Hvor længe vi opbevarer oplysninger

Vi opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt til de formål, hvortil de blev indsamlet, eller så længe lovgivningen kræver det. De typiske slettefrister er:

Ordre-, faktura- og regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringslovens krav.
B2B-konti og almindelige kundeoplysninger opbevares, så længe kundeforholdet er aktivt. Oplysninger, der ikke længere er nødvendige, gennemgås med henblik på sletning eller anonymisering, normalt efter 2 års inaktivitet, medmindre et fortsat behov eller en retlig forpligtelse begrunder længere opbevaring.
Henvendelser via kontaktformular, e-mail og chat slettes eller anonymiseres normalt senest 2 år efter afsluttet henvendelse, medmindre de indgår i et aktivt kundeforhold, en ordre, en reklamation eller en tvist.
Oplysninger til nyhedsbreve behandles, indtil du trækker dit samtykke tilbage eller på anden måde afmelder dig. Begrænset dokumentation for samtykke og afmelding kan opbevares efterfølgende, så længe det er nødvendigt for at dokumentere, at reglerne er overholdt.
Cookie- og analysedata opbevares i de perioder, der fremgår af den aktuelle cookieliste, og slettes eller anonymiseres derefter.
Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

9 Frivillighed og nødvendige oplysninger

Det er frivilligt at give os personoplysninger. Visse oplysninger er dog nødvendige for, at vi kan godkende en B2B-konto, gennemføre en ordre, levere varer eller besvare en henvendelse. Hvis du ikke giver de nødvendige oplysninger, kan vi muligvis ikke levere den ønskede ydelse. Tilmelding til nyhedsbrevet og samtykke til analyse er frivilligt og er ikke en betingelse for at handle hos os.

10 Automatiske afgørelser

Vi træffer ikke afgørelser om dig, der alene er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt. Godkendelse af B2B-kunder sker ikke alene automatisk.

11 Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Rettighederne gælder med de begrænsninger og betingelser, der følger af reglerne:

Ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.
Ret til at få urigtige oplysninger rettet og ufuldstændige oplysninger suppleret.
Ret til i visse tilfælde at få oplysninger slettet.
Ret til i visse tilfælde at få behandlingen begrænset.
Ret til at gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesser, og altid mod direkte markedsføring.
Ret til i visse tilfælde at modtage oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført til en anden dataansvarlig.
Ret til når som helst at trække et samtykke tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagetrækningen.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på [email protected] eller telefon 86 17 87 00. Vi kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet.

12 Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon 33 19 32 00
E-mail [email protected]

13 Ændringer til politikken

Vi kan opdatere privatlivspolitikken, hvis vores behandling, tekniske løsninger eller reglerne ændrer sig.

Den gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside med datoen for seneste opdatering.